Lag fakturaen med Word, del 1 av 2

Hvis du driver næringsvirksomhet av litt omfang, bør du anskaffe et regnskapsprogram med faktureringsmulighet, og bruke dette til å fakturere dine kunder. Det finnes flere gode og rimelige programmer på markedet – se vår test «9 rimelige regnskapsprogrammer».

Trenger du derimot bare å sende en faktura en gang i blant, kan Word være en veldig god løsning. Ved å bruke forhåndstrykte giroblanketter, kan du lage lekre fakturaer som vil gjøre et godt inntrykk på dine kunder. Slike blanketter finnes også med medlemskort som egner seg bra for foreninger. Ved å kombinere Words flettemuligheter med det du lærer i våre to artikler, kan du sende ut kontingentkravene på et blunk.

Vår favorittblankett for fakturering kommer fra Wittusen og Jensen (www.wj.no), og har varenummer 840.020. Dette er en pen og nøytral blankett med blå bakgrunn, som passer fint til både fakturering og purringer. Vi skal bruke denne blanketten i prosjektet vårt, og ferdig utfylt ser den ut som i figur 1.

Forutsetningen for å ha utbytte av artiklene, er at du har arbeidet deg gjennom våre tidligere artikler om dialogbokser og Visual Basic for Applications (VBA). Du finner en oversikt over disse artiklene her.

God hjelp fra skanneren

En vanlig teknikk for å sette opp en Word-mal for utfylling av forhåndstrykte blanketter, er prøving og feiling: Man starter med å plassere tekster og felter i noenlunde riktige posisjoner, og etter mange forsøk og utskrifter har alt til slutt havnet på riktig plass.

Vi skal bruke en langt bedre og morsommere metode: Vi skanner inn blanketten, og bruker den som bakgrunn mens vi konstruerer malen. Dette gjør det svært mye enklere å plassere alle elementene på rett plass, og du vil allerede ved første forsøk ha et resultat som bare trenger finjustering for å bli perfekt.

Hvis du bruker vinduskonvolutter, bør du markere plasseringen av vinduet på blanketten før du skanner den. Pass på å ta rom for at blanketten kan flytte seg i konvolutten mens den er i posten, slik at du markerer et område som alltid er synlig. Tegn dette inn med en sort penn eller tusj, slik at det vises tydelig etter skanningen.

Vi har lagt ut den skannede blanketten i Filguiden på våre Web-sider, slik at du kan utføre oppgavene i artikkelen selv om du verken har blanketter eller skanner. Se slutten av artikkelen.

Start med å opprette et nytt Word-dokument som du lagrer som mal. Du kan for eksempel kalle den «Faktura.dot». Vi legger den skannede blanketten inn som topptekst. Fordelen med dette er både at den da befinner seg bak teksten, og at den får en lysere tone som gjør det enklere å se tekstene vi selv skal legge inn.

Velg Vis/Topptekst og bunntekst fra menyen, og plassér markøren i toppteksten. Bruk deretter Sett inn/Bilde/Fra fil for å sette inn filen med den skannede blanketten. Klikk i bildet slik at det er merket, og velg Format/Bilde fra menyen. Velg skillearket Oppsett, og angi at bildet skal plasseres Bak teksten.

Du kan nå fritt plassere bildet på siden, og dra ut hjørnene for å sikre at den innskannede blanketten fyller nøyaktig hele arket. Ta en utskrift for å sjekke at malen og originalblanketten stemmer nøyaktig overens (legg de to arkene sammen og hold dem mot lyset for å kontrollere dette).

Når du er fornøyd, bruker du igjen Vis/Topptekst og bunntekst for å gå tilbake til vanlig tekst i dokumentet. Du kan også bruke knappen Lukk i verktøylinjen for topptekst og bunntekst.

Klart for tekst

Nå er alt klart for å begynne jobben med selve malen. Det første vi skal gjøre, er å legge inn faste tekster og forskjellige ledetekster som vist i figur 1. I første omgang gjelder det opplysningene om din egen virksomhet.

Øverst på arket legger du inn navn, adresse, telefonnummer o.l. Pass på å få med organisasjonsnummeret hvis du har et registrert foretak (dette er påbudt). Du kan også gjerne legge inn firmalogoen. Vi har plassert den i en ramme (bruk knappen Sett inn ramme på verktøylinjen Skjema), slik at den kan plasseres fritt på arket.

Til høyre for vindusfeltet som brukes til mottakerens navn og adresse, legger du inn ledetekster for fakturadato og forfall. Bruk høyrestilte tabulatorer for å plassere disse, og deretter vanlig tabulator et lite stykke videre på samme linje for plassering av selve datoene.

Til datoen har vi satt inn feltet Create­Date med menyvalget Sett inn/Felt (hurtigtast Ctrl-F9). Fakturaen får da datoen da den ble opprettet, noe som sikrer at den beholder samme dato hvis du senere trenger å skrive ut en kopi. Samme felt brukes også på girodelen under «Betalingsinformasjon».

Nederst på fakturadelen, til venstre for kvitteringen, har vi satt inn tre ledetekster som spesifiserer nettobeløp ekskl. mva., merverdiavgift og beløpet som skal betales (se figur 1). Her bruker du høyrestilt tabulator for å plassere både ledetekstene og beløpene.

Nederst til høyre på kvitteringsdelen legger du inn ditt eget kontonummer. Dette skal også stå i beløpslinjen nederst på giroen under «Til konto». Til slutt legger du inn ditt eget firmanavn og adressen din i feltet «Betalt til» på giroen.

Justeringer

Særlig i det siste punktet, er det viktig at elementene plasseres helt nøyaktig der de skal skrives ut på blanketten. Den vannrette plasseringen er enkel å ordne med vanlige tabulatorer (hold Alt-tasten nede for finjustering), mens loddrett justering krever litt mer nøyaktighet og innsats:

Utfør først grovjusteringen ved å sette inn eller fjerne tomme linjer etter behov. For å finjustere de enkelte linjene der innholdet skal treffe felt i blanketten, merker du den aktuelle linjen. Bruk deretter Format/Avsnitt for å finjustere avstanden før linjen. Med denne funksjonen kan du plassere en linje nøyaktig i høyden ved å justere antall punkter før linjen.

Dermed er vi ferdig med alle faste tekster og ledetekster, men det viktigste gjenstår: selve fakturadelen. Under overskriften «Faktura», har vi satt inn en tabell med 6 kolonner og 11 rader, som vist i figur 2. Første rad inneholder overskriftene for hvert felt i fet skrift, mens de øvrige 10 radene brukes som varelinjer.

Fra tabellens rutenett har vi bare beholdt streken under første rad, fordi vi synes det blir penest. Som det fremgår av figur 2, er rutenettet likevel synlig når du arbeider i dokumentet, slik at det er enkelt å legge inn data i de forskjellige feltene.

Etter hvert kan du tilpasse kolonnene til dine behov, men siden oppsettet vårt brukes aktivt i neste artikkel, bør du i denne omgangen beholde det slik det er. Feltet «Mva. %» skal for eksempel brukes for å angi hvilken mva-sats som gjelder for det enkelte produktet (0, 12 eller 24 %).

Først nå trenger du å ta en utskrift for å sjekke at alt innhold har havnet i korrekt posisjon på originalblanketten. Det kan hende du må gjøre noen små justeringer, men i utgangspunktet gir denne metoden et vellykket resultat allerede på første forsøk.

Bokmerker overalt

Alt fast innhold i malen er nå på plass, og dermed kan vi ta fatt på de variable elementene. På samme måte som i tidligere artikler (se «Dialoger på boks», del 1 og 2), skal vi bruke en dialogboks for å registrere informasjon om mottaker og forfallsdato. Dialogboksen er vist i figur 3, og vi kommer tilbake til den litt senere.

Datafeltene fra dialogboksen skal – med hjelp av en liten VBA-rutine – settes inn i dokumentet på forskjellige steder. For å angi posisjonene, bruker vi bokmerker slik du har lært tidligere. Alle dataene skal faktisk brukes to steder, og derfor trenger vi to sett med bokmerker: Mottakerens navn og adresse skal nemlig plasseres både i vindusfeltet og i giroen, og også forfallsdatoen vises både i fakturaen og giroen.

Til dette bruker vi følgende bokmerker – pass på at du legger dem inn med nøyaktig samme navn:

Det er viktig at bokmerkene er synlige mens du arbeider med å lage malen. Dette ordner du med menyvalget Verktøy/Alternativer og skillearket Vis. Slå av visningen igjen når malen er ferdig.

For å legge inn et bokmerke, plasserer du først markøren der bokmerket skal være. Bruk deretter hurtigtasten Ctrl-Skift-F5 for å legge inn selve bokmerket (som mye annet, går dette raskest med hurtigtast).

Det første settet med bokmerker for navn, adresse og poststed, legger du inn fordelt på fire linjer i vindusfeltet i øvre venstre del av fakturaen. Det andre settet legger du i feltet «Betalt av» i giroen. Bokmerket Forfall1 legges til høyre for ledeteksten «Forfall:» i fakturaen, mens Forfall2 legges i feltet «Betalingsfrist» i giroen som vist i figur 1.

Til slutt legger du inn et bokmerke med navnet Start i tabellcellen under overskriften «Antall» (altså første celle i første varelinje). Det er her markøren skal plasseres etter at makroen har satt inn de øvrige variable opplysningene i blanketten.

Nå som alt innhold i malen er blitt tilordnet sine plasser, kan du fjerne bildet av den innskannede blanketten ved å bruke Vis/Topptekst og bunntekst og slette bildet. Ta likevel vare på filen med bildet. Den kan være nyttig å ha ved senere endringer eller hvis samme blankett skal brukes på andre måter.

En god dialog

Som nevnt skal vi bruke dialogboksen i figur 3 for å registrere opplysningene om mottaker og forfallsdato. Dialogboksen kalles frm­Mottaker, og har følgende feltnavn i tekstfeltene:

Hvis du har laget malen fra de tidligere artiklene, kan du faktisk gjenbruke (altså kopiere) det meste av dialogboksen derfra. Du åpner da malen i Word, slik at både den gamle og nye malen er tilgjengelig i VBA.

Etter at dialogboksen er ferdig, skal du som vanlig knytte programkode til knappene OK og Avbryt. Koden er vist i figur 4.

Når brukeren klikker på Avbryt eller taster Esc, blir dialogboksen fjernet med Unload Me, og deretter blir dokumentet lukket. Parameteren False angir at dokumentet ikke skal lagres.

Hovedoppgaven til rutinen for OK-knappen, er å sette inn teksten fra feltene i dialogboksen ved de tilsvarende bokmerkene i dokumentet. Dette medfører en del markørflytting i dokumentet, og for at brukeren skal slippe å se dette, setter vi Screen­Updating til False mens rutinen arbeider.

Siden vi har mange bokmerker, har vi laget subrutinen Sett­Inn for å sette inn tekst ved et bokmerke. Subrutinen finnes i kodemodulen, og er vist i figur 5, sammen med rutinen AutoNew, som sørger for å vise dialogboksen når du åpner et nytt dokument.

Etter at alle bokmerkene har fått tildelt sine tekster, avrunder vi med å flytte markøren til bokmerket Start. Det er her registreringen av selve varelinjene starter.

For å sikre at hele tabellen er synlig, ruller vi dokumentet 25 % opp med egenskapen Ver­tical­Per­cent­Scrol­led. Dette kan virke som en pirkete detalj, men det er alltid viktig å tenke på hva du kan bidra med for å gjøre dine løsninger enklere for brukeren.

Til slutt slår vi på oppdateringen av skjermen igjen og fjerner dialogboksen. Dermed har vi fullført del 1 av malen, og du kan teste den for å se om den fungerer som ventet.

Neste gang

Selv om vi ikke er i mål med prosjektet vårt ennå, har vi kommet langt på vei. Du kan allerede bruke denne malen til å produsere fakturaer, selv om du foreløpig må gjøre alle beregninger selv og manuelt fylle ut beløpsfeltene i fakturaen og giroen.

I neste artikkel skal vi fullføre malen ved å automatisere beregninger, innlegging av beløpsfeltene, utskrift og lagring. I mellomtiden kan du gjerne lese artikkelen «Ditt eget skjemavelde» som hjemmelekse. Her lærer du å bruke skjemaer og skjemafelt – teknikker som vi skal bruke aktivt i del 2 av artikkelen.

Som nevnt er filen med den innskannede blanketten lagt inn på www.pcworld.no, se her. Her finner du også den ferdige malen for del 1, som du kan se på hvis du står fast med noe. Men for å lære mest mulig, bør du absolutt lage din egen mal fra bunnen av som beskrevet her. Ta gjerne kontakt om du har noen spørsmål.

Testet i Word 2003

Løsningene i denne artikkelen er utviklet og testet i Word 2003, men prinsippene er tilsvarende i andre nyere versjoner av Word.